Assistente de Contratos

Sobre a Vaga:

O Assistente de Contratos é responsável por prestar suporte administrativo e operacional na gestão de contratos, garantindo a organização documental, o correto cadastro de clientes e contratos nos sistemas internos, além de assegurar a comunicação eficiente com clientes e setores internos. O profissional desempenha um papel essencial na formalização, acompanhamento e controle de contratos, contribuindo para a integridade e fluidez dos processos administrativos da empresa.

Responsabilidades:

Gestão documental e cadastro

• Conferir e organizar documentos necessários para cadastro de clientes e formalização de contratos.
• Cadastrar e manter atualizados os dados de clientes e contratos nos sistemas internos da empresa.
• Manter a organização e atualização do arquivo físico e digital de contratos e documentos relacionados.

Acompanhamento e comunicação de contratos

• Acompanhar o analista no processo de assinatura dos contratos e reenviar quando necessário.
• Sinalizar aos clientes, via e-mail, sobre pendências de assinaturas e outros requisitos contratuais.
• Comunicar clientes e setores internos sobre pendências, liberações e status de contratos.
• Auxiliar na elaboração de relatórios gerenciais e no monitoramento de vencimentos contratuais.

Relacionamento com clientes e áreas internas

• Controlar solicitações e atender clientes internos e externos via chat, e-mail e outros canais de comunicação.
• Apoiar a equipe de contratos na revisão de documentos e na interação com áreas como Financeiro, Jurídico e Comercial.
• Comunicar ao cliente sobre a liberação do acesso a produtos, serviços ou módulos adicionais contratados.
• Notificar setores internos sobre novas contratações de treinamentos, serviços e produtos.

Gestão de acessos e cancelamentos

• Acompanhar o analista na liberação de novos usuários e cadastro de faixas de faturamento.
• Efetuar bloqueios de usuários e módulos conforme formalização da rescisão/cancelamento.

Apoio operacional e controle financeiro

• Controlar e acompanhar novas vendas e cadastrar pedidos de venda para emissão de notas fiscais pelo financeiro.
• Conferir os pagamentos das novas contratações no sistema de contas a receber.
• Organizar, controlar e arquivar documentos administrativos e financeiros, como contratos, notas fiscais, relatórios, documentos de clientes e propostas comerciais.

Requisitos:

• Ensino médio completo (desejável superior cursando em Administração, Direito, Gestão Comercial ou áreas correlatas).
• Experiência anterior na área administrativa, especialmente na gestão de contratos e atendimento ao cliente.
• Conhecimento em sistemas de gestão de contratos e ERP será um diferencial.
• Habilidade com Pacote Office, especialmente Excel e Word.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Organização, atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar com prazos e demandas simultâneas.

Perfil Comportamental

• Proatividade e senso de urgência.
• Foco em organização e detalhamento.
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Trabalho em equipe e adaptabilidade a diferentes demandas.