Assistente de Viagens Institucionais

A Libbs Farmacêutica, uma empresa com mais de 65 anos de história no setor farmacêutico brasileiro, busca um(a) Assistente de Viagens Institucionais para integrar sua equipe. Este profissional será responsável por acompanhar o funcionamento diário e a usabilidade da plataforma de solicitações de viagens, oferecendo suporte direto aos usuários e atuando como interlocutor com o fornecedor. A posição envolve auxiliar colaboradores com dúvidas sobre procedimentos de viagens, organizar a logística de grupos para eventos nacionais e internacionais, e gerenciar acordos corporativos. Além disso, o(a) assistente desenvolverá painéis de controle, atualizará materiais instrutivos e mapeará fluxos de trabalho da área, garantindo a homologação e o cadastro de fornecedores, além de efetuar pagamentos e gerenciar contratos.

Responsabilidades

• Acompanhar o funcionamento diário e usabilidade da plataforma de solicitações de viagens, dando suporte direto aos usuários e atuando como interlocutor com o fornecedor.
• Auxiliar os colaboradores para solucionar dúvidas sobre procedimentos de viagens, via resolução de chamados internos.
• Auxiliar na contratação e organização da logística de grupos para reuniões, treinamentos e eventos internos e externos (nacionais e internacionais).
• Acompanhar e gerenciar a efetivação de acordos corporativos, bem como, a sua atualização na plataforma de solicitações de viagens.
• Desenvolver painéis e planilhas para controle e gestão de resultados e informações operacionais.
• Desenvolver e atualizar materiais instrutivos dos procedimentos de solicitações de viagens.
• Mapear e desenhar fluxos e processos de trabalho da área, atualizando-os e divulgando-os.
• Assegurar o processo de homologação de fornecedores, acompanhando sua validade e realizando constante atualização dos documentos obrigatórios.
• Efetuar os pagamentos via sistemas SAP e Coupa, assim como atualizar o processo, organizar e controlar as informações.
• Gerenciar contratos de fornecedores homologados, acompanhando a verba utilizada, possíveis atualizações e prazos de vencimento.